ประกาศนโยบายความเป็นส่วนตัว (Privacy Notice)
สมาคมนิสิตเก่าหอพักนิสิตจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย (สนหจ.)
สมาคมนิสิตเก่าหอพักนิสิตจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย (สนหจ.) มีวัตถุประสงค์เพื่อเป็นศูนย์กลางในการสื่อสารและประสานงานระหว่างคณาจารย์ นิสิตเก่าและนิสิตหอพักกับหอพัก ส่งเสริมและหรือจัดกิจกรรมเพื่อความสามัคคีและสวัสดิการของสมาชิกและครอบครัว ส่งเสริมการศึกษาและเผยแพร่วิทยาการแก่นิสิตหอพัก สมาชิก บุคลากรจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย และประชาชนทั่วไป จัดหาทุนการศึกษาให้แก่นิสิตหอพักที่ขาดแคลนทุนทรัพย์ และมีความประพฤติดี จัดหารางวัลแก่นิสิตหอพักที่มีความสามารถ หรือบุคคลที่มีคุณธรรม จริยธรรม หรือผู้ทำคุณประโยชน์สมควรได้รับการยกย่อง ดำเนินการร่วมกับหรือร่วมมือกับจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย องค์กรการกุศล และหรือองค์กรสาธารณประโยชน์บำเพ็ญสาธารณประโยชน์ และหรือสาธารณกุศลโดยสมาคมไม่มีวัตถุประสงค์เกี่ยวข้องกับการเมือง ได้จัดให้มีประกาศนโยบายความเป็นส่วนตัวฉบับนี้ขึ้นเพื่อให้เจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลได้ทราบถึงนโยบายของ สนหจ. ที่เกี่ยวกับการเก็บรวบรวม การใช้ และการเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคล ซึ่งเป็นไปตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562
จุดประสงค์ ประกาศนโยบายความเป็นส่วนตัวจะแจ้งให้ท่านทราบถึงการดำเนินการของ สนหจ. ในฐานะเป็นผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับ รายละเอียดข้อมูลที่จะมีการเก็บรวบรวม ใช้ และวัตถุประสงค์ในการดำเนินการดังกล่าว รวมถึงรายละเอียดเกี่ยวกับระยะเวลาในการเก็บรักษาข้อมูล การเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลให้แก่บุคคล ภายนอก สิทธิของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล การรักษาความปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคลและวิธีการติดต่อกับ สนหจ. ในส่วนที่เกี่ยวข้องกับการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล
การแก้ไขปรับปรุง สนหจ. สงวนสิทธิที่อาจจะปรับปรุงแก้ไขประกาศนโยบายความเป็นส่วนตัวฉบับนี้ได้ ตามแต่ละระยะเวลา โดย สนหจ. จะประกาศให้เจ้าของข้อมูลที่เกี่ยวข้องรับทราบ
1. แหล่งที่มาของข้อมูลส่วนบุคคล
1) ข้อมูลส่วนบุคคลที่ สนหจ. เก็บรวบรวมจากเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลโดยตรง เช่น ข้อมูลส่วนบุคคลที่ได้จากการสมัครสมาชิก สนหจ. ทั้ง Online และ Offline การจดทะเบียนกรรมการ สนหจ. การเข้าร่วมงานสัมมนาหรืองานอบรม การเข้าร่วมกิจกรรมต่าง ๆ การจัดซื้อจัดจ้าง การทำสัญญา การเข้าเยี่ยมชมเว็บไซต์หรือสื่อออนไลน์ทุกประเภทของ สนหจ. เป็นต้น
2) ข้อมูลส่วนบุคคลจากแหล่งอื่น เช่น หน่วยงานของรัฐ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย หรือคณะสมาคม มหาวิทยาลัยอื่น ซึ่งในกรณีดังกล่าว สนหจ. จะทำการแจ้งถึงการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลที่ได้จากแหล่งอื่นให้แก่เจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลทราบโดยไม่ชักช้า ภายใน 30 วันนับแต่วันที่เก็บรวบรวม เพื่อขอความยินยอมจากเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล เว้นแต่เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลที่ได้รับยกเว้นไม่ต้องขอความยินยอมตามที่กฎหมายกำหนด
2. ข้อมูลส่วนบุคคลที่เก็บรวบรวม
สนหจ. จะเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลของเจ้าของข้อมูลต่าง ๆ ดังต่อไปนี้
1)ข้อมูลส่วนตัวทั่วไปของท่าน และข้อมูลการเป็นสมาชิก เช่น ชื่อ นามสกุล อายุ หมายเลขบัตรประชาชน วันเดือนปีเกิด วุฒิการศึกษา ลายมือชื่อ ตำแหน่งหน้าที่การงาน สถานที่ทำงาน บัตรสมาชิก โดยเฉพาะกรณี เจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลที่เป็นกรรมการ อาจรวมถึงข้อมูลส่วนบุคคลอื่นที่แสดงคุณสมบัติเพื่อการจดทะเบียนกรรมการ
2)ข้อมูลการติดต่อของท่าน เช่น ที่อยู่ตามทะเบียนบ้าน ที่อยู่ปัจจุบัน หมายเลขโทรศัพท์และโทรสาร อีเมล Line ID
3)ข้อมูลจากการเข้าร่วมกิจกรรม เช่น ข้อมูลเสียง รูปถ่าย ภาพนิ่ง ภาพเคลื่อนไหวของท่านที่อาจได้รับการบันทึกระหว่างการเข้าร่วมกิจกรรมต่าง ๆ ที่ สนหจ. จัดขึ้นและท่านอาจเข้าร่วม รวมถึงข้อมูลส่วนบุคคลอื่น ที่ สนหจ. อาจกำหนดให้ผู้เข้าร่วมกิจกรรมนำส่งเพิ่มเติม
4)ข้อมูลการชำระเงินบริจาค ค่าสมาชิก และการชำระค่าธรรมเนียมอื่น ซึ่ง สนหจ. อาจเรียกเก็บจากท่าน ในฐานะสมาชิก หรือเรียกเก็บจากท่านในการเข้าร่วมกิจกรรมอื่น ซึ่งอาจรวมถึง ข้อมูลหลักฐานการชำระเงิน
5) ข้อมูลการติดต่อหรือเข้ามาภายในพื้นที่ของ สนหจ. ได้แก่ ภาพจากการบันทึกด้วยระบบกล้อง CCTV หรือข้อมูลการบันทึกการเข้ามาในพื้นที่ของ สนหจ.
6)ข้อมูลส่วนบุคคลเพื่อการจัดทำสัญญา และการติดต่อประสานงาน ระหว่าง สนหจ. และท่าน ซึ่งอาจรวมถึง ข้อมูลการติดต่อของผู้ติดต่อ และสำเนาเอกสารแสดงตนของท่าน
7)ข้อมูลจราจรทางคอมพิวเตอร์ ซึ่งจะมีการจัดเก็บเมื่อท่านเข้าเยี่ยมชมเว็บไซต์ หรือแพลตฟอร์มออนไลน์ ต่าง ๆ ของ สนหจ. เช่น ข้อมูลการติดต่อและสื่อสารกับคนอื่น หมายเลข IP ข้อมูลเครือข่ายมือถือ ข้อมูลการเชื่อมต่อ ข้อมูลตำแหน่งที่ตั้ง บันทึกการเข้าออกเว็บไซต์ ประวัติการใช้เว็บไซต์ ความถี่ ช่วงเวลา ข้อมูลการทำธุรกรรม พฤติกรรมการใช้งาน และอาจรวมถึงคุกกี้ เป็นต้น
8) ข้อมูลส่วนบุคคลอื่นที่อาจมีการจัดเก็บระหว่างการติดต่อสื่อสาร ประสานงานระหว่าง สนหจ. และท่าน ตามวัตถุประสงค์และกิจกรรมของ สนหจ.
ทั้งนี้ สนหจ. ไม่มีนโยบายในการเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผย ข้อมูลส่วนบุคคลที่มีความอ่อนไหวตามมาตรา 26 แห่งพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 แต่หากมีความจำเป็นต้องเก็บรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผย ข้อมูลส่วนบุคคลดังกล่าว สนหจ. จะดำเนินการขอความยินยอมโดยชัดแจ้งจากเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล เว้นแต่เข้าข้อยกเว้นตามกฎหมายว่าด้วยคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล หรือกฎหมายอื่น
3. วัตถุประสงค์ในการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลและฐานในการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล
สนหจ. จะประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลของท่าน (ตามที่ระบุไว้ข้างต้น ภายใต้วัตถุประสงค์และฐานในการประมวลผล ดังนี้
| วัตถุประสงค์ในการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล | ฐานในการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล |
| การติดต่อประสานงาน โดยเฉพาะเพื่อการให้สิทธิประโยชน์การเป็นสมาชิก ในการส่งเสริมด้านวิชาการ กิจกรรมส่งเสริมความรู้ เช่น การประชุม สัมมนา อบรม แลกเปลี่ยนความรู้ | การปฏิบัติตามสัญญา (Contract) และประโยชน์โดยชอบด้วยกฎหมาย (Legitimate Interest) |
| การพิจารณาคุณสมบัติสมาชิก และกรรมการ รวมถึงการจดทะเบียนกรรมการ | การปฏิบัติตามสัญญา (Contract) การปฏิบัติตามกฎหมาย (Legal Obligation) และความยินยอม (Consent) |
| การจัดการประชุมคณะกรรมการ การประชุมใหญ่สามัญประจำปี และการประชุมอื่น ๆ | การปฏิบัติตามกฎหมาย (Legal Obligation) ได้แก่ ข้อบังคับสมาคมฯ |
| การดำเนินการออกเอกสารเกี่ยวข้องกับการรับเงิน และเอกสารด้านการเงินและการบัญชี | การปฏิบัติตามกฎหมาย (Legal Obligation) ได้แก่ ประมวลรัษฎากร กฎหมายว่าด้วยการบัญชี |
| การจัดทำสัญญาและการปฏิบัติหน้าที่ตามสัญญา/ผู้ให้บริการของ สนหจ. | การปฏิบัติตามสัญญา (Contract) |
| การประชาสัมพันธ์ข่าวสาร การประชาสัมพันธ์กิจกรรมของนิสิตเก่าและสมาชิก | ประโยชน์โดยชอบด้วยกฎหมาย (Legitimate Interest) |
| การเก็บข้อมูลจราจรทางคอมพิวเตอร์บนเว็บไซต์ | การปฏิบัติตามกฎหมาย (Legal Obligation) ได้แก่ กฎหมายว่าด้วยการกระทำความผิดเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ |
| การรักษาความปลอดภัยของสถานที่ ของบุคคลผู้เข้ามาในพื้นที่ สนหจ. | ประโยชน์โดยชอบด้วยกฎหมาย (Legitimate Interest) |
4. การเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคล
โดยหลัก สนหจ. จะไม่เปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลของท่านเจ้าของข้อมูลออกไปภายนอก แต่ในกรณีจำเป็น สนหจ. อาจต้องเปิดเผยหรือส่งข้อมูลส่วนบุคคลของท่าน ต่อบุคคล นิติบุคคลหรือหน่วยงานดังต่อไปนี้ ภายใต้กรอบที่ สนหจ. จะเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลให้แก่บุคคลดังกล่า โดยเฉพาะเจาะจงเท่าที่จำเป็น ภายใต้ฐานทางกฎหมายและจัดให้มีมาตรการความปลอดภัยที่เหมาะสมในการดำเนินการนั้น อย่างเหมาะสม สอดคล้องกับความเสี่ยงของข้อมูลและการประมวลผลข้อมูลนั้น
1) จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย คณะ สมาคมฯ มหาวิทยาลัยอื่น รวมถึงนิสิตเก่าและนิสิตปัจจุบันของ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย
2) กรรมการบริหาร ที่ปรึกษา และเจ้าหน้าที่ สนหจ. หรือตัวแทนของบุคคลดังกล่าว และอาจรวมถึงสมาชิก สนหจ. ท่านอื่น ที่จำเป็นต้องมีการเปิดเผยข้อมูลเพื่อการติดต่อประสานงานที่เกี่ยวข้อง
3) บุคคลภายนอกที่ให้บริการด้านต่างๆ แก่ สนหจ. เช่น ผู้รับจ้าง ผู้รับจ้างช่วงงานต่อจากสมาคม ผู้จัดทำ-ตรวจสอบบัญชี ผู้ตรวจสอบภายนอก รวมถึงผู้ให้บริการอื่น เช่น ผู้ให้บริการที่เกี่ยวกับการจัดทำเว็บไซต์
4) บุคคลอื่นใด ที่มีส่วนเกี่ยวข้องในการให้สิทธิประโยชน์ หรือให้บริการที่เกี่ยวข้องกับสิทธิประโยชน์ของสมาชิก สนหจ. และ/หรือ สนหจ. โดยตรง
5) ข้อมูลข่าวสารประชาสัมพันธ์การจัดงาน จะได้รับการเปิดเผยต่อสาธารณะและบุคคลทั่วไป ผ่านช่องทางสื่อออนไลน์ของ สนหจ. และอาจรวมถึงผ่านช่องทางสื่อสาธารณะอื่น เช่น หนังสือพิมพ์ วิทยุ โทรทัศน์
6)สนหจ. อาจจำเป็นต้องเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลของท่านให้กับเจ้าหน้าที่หรือหน่วยงานที่มีอำนาจหน้าที่ตามกฎหมาย เช่น กรมการปกครอง สำนักงานป้องกันและปราบปรามการฟอกเงิน หน่วยงานในกระบวนการยุติธรรม เป็นต้น
5. การเก็บรักษาและระยะเวลาในการเก็บรักษาข้อมูลส่วนบุคคล
สนหจ. กำหนดให้มีมาตรการในการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคลอย่างเหมาะสม เพื่อป้องกันการสูญหาย การเข้าถึง การทำลาย ใช้ เปลี่ยนแปลงแก้ไข หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคล เหมาะสมและได้มาตรฐานตามที่กฎหมายที่เกี่ยวข้องกำหนด ตลอดระยะเวลาที่ข้อมูลส่วนบุคคลดังกล่าว ยังอยู่ในความคุ้มครองของ สนหจ. ทั้งนี้ สนหจ. จะจัดเก็บข้อมูลแต่ละประเภท เป็นระยะเวลา ดังนี้
| ประเภทของข้อมูลส่วนบุคคล | ระยะเวลาจัดเก็บข้อมูล |
| ข้อมูลส่วนบุคคลที่บ่งชี้หรือยืนยันการเป็นสมาชิก | ตลอดอายุการเป็นสมาชิก |
| ข้อมูลส่วนบุคคลที่เก็บโดยฐานประโยชน์โดยชอบด้วยกฎหมาย | 5 ปี นับแต่วันที่เก็บรวบรวมข้อมูลดังกล่าว หรือระยะเวลาอื่นที่ สนหจ. อาจจำเป็นต้องเก็บรวบรวมข้อมูลดังกล่าวไว้ โดย สนหจ. รับประกันไม่ให้กระทบสิทธิเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลมากเกินความจำเป็น |
| ข้อมูลส่วนบุคคลที่เก็บโดยฐานปฏิบัติตามสัญญา | 5 ปีหลังสิ้นสุดสัญญา |
| ข้อมูลส่วนบุคคลที่เก็บโดยฐานปฏิบัติตามกฎหมาย | ระยะเวลาตามที่กฎหมายกำหนด |
ทั้งนี้ เมื่อพ้นระยะเวลาการเก็บรักษาและไม่มีเหตุให้ต้องเก็บรักษาข้อมูลส่วนบุคคลนั้นต่อไป สนหจ. จะทําการลบหรือทําลายข้อมูลส่วนบุคคลของท่าน
6. สิทธิของเจ้าของข้อมูล
สนหจ. เคารพสิทธิตามกฎหมายของท่าน ในฐานะเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล ซึ่งเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลมีสิทธิตามกฎหมาย ดังนี้
1) สิทธิในการขอแก้ไข หรือเปลี่ยนแปลงข้อมูลส่วนบุคคลของตนให้ถูกต้องสมบูรณ์ ซึ่งสมาชิกสามารถแก้ไขได้ด้วยตนเองผ่านทางช่องทาง Online
2) สิทธิในการถอนความยินยอมเมื่อใดก็ได้ เพียงแจ้งความประสงค์ทางโทรศัพท์ หรือทางอีเมล์ที่ระบุไว้
3) สิทธิในการขอระงับการเก็บรวบรวม การใช้ หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลที่เกี่ยวกับตนเมื่อใดก็ได้
4) สิทธิในการขอเข้าถึง หรือขอสำเนารับรองถูกต้องเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลของตน หรือขอให้เปิดเผยถึงการได้มาซึ่งข้อมูลส่วนบุคคลที่ตนไม่ได้ให้ความยินยอม
5) สิทธิในการขอรับข้อมูลส่วนบุคคลที่เกี่ยวกับตนจาก สนหจ. ได้ รวมทั้งมีสิทธิขอให้ สนหจ.ส่งหรือโอนข้อมูลส่วนบุคคลไปยังผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลอื่น หรือขอรับข้อมูลส่วนบุคคลที่สนนจ.ส่งหรือโอนไปยังผู้ควบ คุมข้อมูลส่วนบุคคลอื่น
6) สิทธิในการขอให้ สนหจ. ดำเนินการลบหรือทำลายข้อมูลส่วนบุคคลที่เกี่ยวกับตน เมื่อหมดความจำเป็น โดยเฉพาะเมื่อหมดสภาพสมาชิก
7) สิทธิในการขอให้เปิดเผยถึงการได้มาซึ่งข้อมูลส่วนบุคคลที่เกี่ยวกับตน ในกรณีที่เป็นข้อมูลซึ่งตนไม่ได้ให้ความยินยอมในการรวบรวมหรือจัดเก็บ
8) สิทธิร้องเรียนในกรณีที่ สนหจ. รวมทั้งลูกจ้างหรือผู้รับจ้างของ สนหจ. ฝ่าฝืนหรือไม่ปฏิบัติตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 และประกาศที่ออกตามกฎหมาย
ท่านสามารถติดต่อมายัง สนหจ. ตามช่องทางติดต่อ สนหจ. เพื่อดำเนินการยื่นคำร้องขอดำเนินการตามสิทธิข้างต้นได้ โดยไม่มีค่าใช้จ่ายใด ๆ และ สนหจ. จะพิจารณาและแจ้งผลการพิจารณาตามคำร้องขอใช้สิทธิของท่านภายใน 30 วันนับแต่วันที่ สนหจ. ได้รับคำร้องขอดังกล่าว
7. ช่องทางการติดต่อสมาคมฯ
อีเมล : This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
ที่ทำการ สนหจ. : 254 ถนนพญาไท แขวงวังใหม่ เขตปทุมวัน กรุงเทพฯ 10330